Aviso de Privacidad

Responsable del tratamiento

[Razón social por definir], S.A. de C.V. («SysGate»), con Registro Federal de Contribuyentes [RFC por definir] y domicilio en [Domicilio fiscal por definir], Monterrey, Nuevo León, México, es responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en este aviso, en términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su Reglamento y los lineamientos aplicables.

Dos funciones distintas: responsable y encargado

SysGate trata datos personales bajo dos figuras diferentes, y de ello depende a quién debes dirigir tus solicitudes.

Como responsable, tratamos los datos de quienes nos escriben desde el sitio web, de las personas que solicitan una demostración y de los representantes de las comunidades con las que mantenemos una relación comercial.

Como encargado, tratamos los datos de residentes, visitantes y personal de caseta por cuenta y bajo instrucciones de cada comunidad. En ese supuesto el responsable es la comunidad —fraccionamiento, coto o condominio—, que determina las finalidades y los plazos de conservación; SysGate únicamente provee la plataforma y no utiliza esos datos para fines propios. Si eres residente o visitante, dirige tus solicitudes a la administración de tu comunidad; nosotros la asistiremos para atenderlas.

Datos personales que tratamos

De los administradores de la comunidad

• Nombre completo y cargo dentro de la comunidad o de la administradora.
• Correo electrónico y número de teléfono celular.
• Datos de facturación de la comunidad: razón social, RFC, domicilio fiscal y régimen.
• Registro atribuido de las acciones realizadas dentro del panel de administración.

De los residentes

• Nombre completo, número de teléfono celular y correo electrónico.
• Casa asignada y demás miembros del hogar dados de alta.
• Placas y datos de los vehículos que registren para el acceso.
• Pases de visita generados, con el nombre del visitante y su vigencia.
• Comprobantes de cuotas: monto, fecha, referencia bancaria e imagen del comprobante.
• Reportes abiertos a la administración, incluidas las imágenes que adjunten.
• Registro de las entradas y salidas asociadas a su casa.

De los visitantes, repartidores y prestadores de servicio

• Nombre y, en su caso, placa del vehículo, proporcionados por el residente que emite el pase.
• Fotografía de la persona, de su identificación y de la placa del vehículo, capturadas en la caseta al momento del acceso.
• Fecha, hora, caseta y guardia que registró el acceso.

Los visitantes no crean una cuenta ni instalan la aplicación. La comunidad es responsable de poner este aviso a disposición en sus accesos mediante señalización visible en la caseta.

Del personal de caseta

• Nombre, número de identificación personal para la tableta y turno asignado.
• Registro atribuido de cada acción realizada durante su turno.

De quienes visitan este sitio

• Los datos que nos proporciones en el formulario de contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, comunidad y el mensaje que escribas.

Datos personales sensibles

La plataforma no requiere datos personales sensibles para operar. El reconocimiento facial es un módulo opcional que una comunidad puede contratar por separado; cuando está activo, los datos biométricos se tratan únicamente con el consentimiento expreso y por escrito de cada persona inscrita. Nunca se activa de forma automática ni se impone como credencial obligatoria, y cualquier persona puede negarse o retirar su consentimiento en cualquier momento sin que ello le impida acceder por los demás medios disponibles.

Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias

Son necesarias para prestar el servicio y no requieren tu consentimiento adicional:

• Identificar a los residentes y vincularlos con la casa que les asignó la administración.
• Emitir, validar, revocar y auditar los pases de acceso.
• Registrar y comprobar las entradas y salidas, incluida la evidencia fotográfica.
• Operar la comunicación entre la administración y los residentes: avisos, encuestas y reportes.
• Registrar y conciliar el pago de cuotas.
• Atender solicitudes de soporte, resolver incidencias y mantener la seguridad de la plataforma.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales y contractuales.

Finalidades secundarias

No son necesarias para el servicio y puedes oponerte a ellas: enviarte información comercial sobre SysGate, invitaciones a demostraciones y novedades del producto, así como elaborar estadísticas agregadas y disociadas para mejorar la plataforma. Si no deseas que tus datos se traten para estas finalidades, escríbenos a privacidad@sysgate.app. Tu negativa no será motivo para negarte el servicio.

Fundamento y plazos de conservación

El tratamiento de los datos de acceso se sustenta en el interés legítimo de la comunidad de mantener la seguridad de sus instalaciones y de quienes habitan en ellas.

Las fotografías y los registros de acceso se conservan treinta días naturales de forma predeterminada. Cada comunidad puede configurar un plazo distinto conforme a sus propias políticas y a las obligaciones que le apliquen. Los datos de la cuenta se conservan mientras la persona forme parte de una casa activa; al darse de baja, la cuenta y sus pases se revocan y el historial se archiva conforme a las políticas de la comunidad. Los datos fiscales se conservan por los plazos que exige la legislación aplicable.

Transferencias de datos personales

No vendemos ni comercializamos datos personales. No realizamos transferencias que requieran tu consentimiento, salvo aquellas previstas expresamente en la ley: a autoridades competentes cuando exista un requerimiento fundado y motivado, y cuando resulten necesarias para el reconocimiento o la defensa de derechos en un procedimiento.

Dentro de cada comunidad, la información se comparte conforme al modelo del servicio: la administración accede a los registros de acceso de todo el desarrollo para su gestión de seguridad, y los miembros de una casa ven únicamente la actividad de su propia casa.

Proveedores que nos apoyan

Nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados y tratan los datos únicamente conforme a nuestras instrucciones: servicios de infraestructura en la nube, de autenticación y mensajería para el código de un solo uso, y de envío de correo electrónico. Algunos de estos proveedores pueden almacenar información en servidores ubicados fuera de México; en todos los casos exigimos condiciones de protección equivalentes a las descritas en este aviso.

Medidas de seguridad

• Los códigos QR no contienen datos personales: sólo un identificador aleatorio que se valida contra nuestros servidores.
• El acceso a la plataforma se realiza con el número de celular y un código de un solo uso; no almacenamos contraseñas.
• Cada acción del personal de caseta y de la administración queda registrada y atribuida a quien la realizó.
• La información viaja cifrada y el acceso está segmentado por comunidad y por casa.

Ninguna medida de seguridad es infalible. Si detectamos una vulneración que afecte de forma significativa tus derechos patrimoniales o morales, te lo haremos saber para que puedas tomar las medidas correspondientes.

Derechos ARCO

Como titular de tus datos personales tienes derecho a:

• Acceso: conocer qué datos tuyos tratamos y con qué finalidades.
• Rectificación: corregirlos cuando sean inexactos o estén incompletos.
• Cancelación: solicitar que los eliminemos cuando consideres que no se requieren para las finalidades de este aviso.
• Oposición: oponerte a que los tratemos para finalidades específicas.

Para ejercerlos, envía tu solicitud a privacidad@sysgate.app indicando tu nombre y un medio para comunicarte la respuesta, los documentos que acrediten tu identidad o la representación legal de quien actúe por ti, la descripción clara de los datos y del derecho que deseas ejercer, y cualquier elemento que facilite su localización.

Responderemos en un plazo máximo de veinte días hábiles y, de resultar procedente, haremos efectiva la solicitud dentro de los quince días hábiles siguientes. Si eres residente o visitante de una comunidad, dirige tu solicitud a la administración, que es el responsable de esos datos; si la recibimos nosotros, la canalizaremos y te lo haremos saber.

Los residentes también pueden eliminar su cuenta directamente desde el apartado de perfil de la aplicación.

Revocación del consentimiento y limitación de uso

Puedes revocar en cualquier momento el consentimiento que nos hayas otorgado, por el mismo medio señalado para los derechos ARCO. Ten en cuenta que la revocación puede impedir que sigas usando la plataforma, y que ciertos registros de acceso deben conservarse durante el plazo que la comunidad determine para fines de seguridad.

También puedes ajustar tus preferencias de notificaciones desde la aplicación. Por tratarse de una medida de seguridad, las notificaciones de entrada no pueden desactivarse por completo mientras existan pases activos en tu casa, pero sí pueden silenciarse.

Uso de cookies y tecnologías de rastreo

Este sitio no utiliza cookies de rastreo ni herramientas de analítica de terceros. Consulta nuestra política de cookies para más detalle.

Cambios al aviso de privacidad

Podemos actualizar este aviso cuando cambie la plataforma, nuestras prácticas o la legislación aplicable. Publicaremos siempre la versión vigente en esta página, con su fecha de última actualización. Cuando el cambio sea sustancial te lo comunicaremos por correo electrónico o dentro de la aplicación.

Autoridad en materia de protección de datos

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puedes presentar una queja ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales en México.

Contacto

Para cualquier duda sobre este aviso puedes escribir a privacidad@sysgate.app o contactarnos desde la página de contacto .